Gérer et trier les horodatages dans Smartsheet

Marcela

Cet article consacré à une solution a été créé sur la base d'un guide de bonnes pratiques élaboré à l'origine par @Kelly Moore. Vous pouvez trouver l'article original ici : Converting a Text Timestamp into a Numeric Timestamp Value.

Problème :

lorsque les horodatages sont importés dans Smartsheet, ils doivent souvent être importés sous forme de champs de texte pour conserver leur format. Cela peut compliquer le tri et l'organisation chronologique des données, en particulier lorsque les horodatages servent à classer ou à identifier des points récents de données.

Solution :

pour conserver l'ordre chronologique et pour gérer efficacement les horodatages dans Smartsheet, vous pouvez convertir vos données de date et d'heure en valeurs numériques. Ces valeurs numériques permettent de faciliter le tri, le classement et les analyses ultérieures.

Instructions étape par étape :

1. Importation de l'horodatage sous forme de texte :assurez-vous d'importer vos données d'horodatage sous forme de texte dans Smartsheet, afin de préserver leur format d'origine. Pour cet exemple, nous supposerons que le format est MM/JJ/AAAA Thh:mm (avec l'heure au format militaire).
2. Créez une colonne de conversion des dates :Ajoutez une colonne nommée Date d'horodatage à votre feuille et utilisez la formule suivante pour convertir le format texte en date :

=DATE(VALUE(MID([Date de saisie au format texte]@row; 7; 4)); VALUE(LEFT([Date de saisie au format texte]@row; 2)); VALUE(MID([Date de saisie au format texte]@row; 4; 2)))

3. Créez une colonne pour la conversion horaire :

Puis créez une colonne nommée Heure d'horodatage et appliquez cette formule pour extraire l'heure :

=TIME(MID([Date de saisie au format texte]@row; 13; 5))

4. Générez un horodatage julien :

Ajoutez une colonne nommée Horodatage julien pour convertir la date et l'heure en une valeur numérique :

=VALUE(RIGHT([Date de l'horodatage]@row; 2) + YEARDAY([Date de l'horodatage]@row) + "." + LEFT([Heure de l'horodatage]@row; 2) + RIGHT([Heure de l'horodatage]@row; 2)).

Explication :

• La fonction RIGHT([Date d'horodatage]@row, 2) extrait les deux derniers chiffres de l'année.
• YEARDAY([Date d'horodatage]@row) fournit le jour de l'année.
• L'heure est ensuite convertie en valeur décimale à quatre chiffres.
• La formule entière est enveloppée en VALUE pour garantir que le résultat soit numérique.

5. Classement des horodatages :si votre cas d'utilisation nécessite d'identifier les points de données les plus récents, créez une colonne nommée Ordre et utilisez la formule suivante pour classer les horodatages juliens :

=RANKAVG([Horodatage julien]@row; [Horodatage julien] :[Horodatage julien]; 0)

• Cette formule classera les horodatages, ce qui vous permettra d'identifier les dernières entrées.

Remarque :cette bonne pratique est bénéfique pour les utilisateurs devant maintenir l'intégrité des horodateurs dans Smartsheet, ce qui garantit un tri et une analyse chronologiques précis.

Fonctions utilisées : TIME, MID, DATE, VALUE, LEFT, RIGHT, MID, YEARDAY, RANKAVG.