¿Cómo reflejar automaticamente archivos adjuntos como pdf o imagenes de una hoja a otra?

Mi pregunta no se refiere a vincular celdas ni a compartir valores entre hojas. Me refiero específicamente a los archivos adjuntos (PDF, imágenes, recibos, etc.) que se suben a una hoja.Me gustaría saber si hay alguna forma de reflejar o mostrar automáticamente esos archivos adjuntos en otra hoja, ya sea mediante automatización, fórmulas o alguna función interna o externa de Smartsheet, sin tener que volver a subirlos manualmente.

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Erin Horiuchi Green

Hola @DaraSarai,

Disculpas por el error de traducción. Estoy usando Google Translate.

Si el archivo adjunto está en la fila, puedes usar la función "Copiar fila" de una hoja a otra.

Work with the copy rows action | Smartsheet Learning Center

El historial de la celda de la hoja original no se copiará a la otra hoja.

Si la hoja original tenía una fórmula, entonces copiaría el valor a la otra hoja.

Si la hoja original tiene columnas que la otra hoja no tiene, entonces la automatización de copia de filas creará columnas faltantes en la otra hoja.

DaraSarai

Gracias por la respuesta! lo intenté pero me da problemas con el orden que tengo en mis hojas. Para dar un poco de contexto tengo una hoja maestra donde conservo los datos de pago, como: archivos adjuntos, cuenta y demás, los agrupo por proyecto mediante una columna de Dropdawn. La hoja maestra está conectada a una hoja independiente para cada proyecto, ya que el cliente correspondiente puede ver esas hojas dónde hay además más información y el orden es diferente. Si copio la fila desordena lo que ya tengo. Entonces lo que necesito es que los archivos adjuntos que añada a una fila de pago en la hoja maestra se reflejen en la hoja en la sección correspondiente. Actualmente mediante formulas he logrado que se transfiera en tiempo real la información de las columnas, de modo que si edito en la hoja maestra algún dato ese cambio se ve reflejado en las hojas independientes de cada proyecto, lo que no he logrado es que se transfieran los archivos adjuntos.
Pero creo que encontré una solución, ya que los clientes solo deben ver y poder descargar los archivos adjuntos creo que se podrían hacer reportes filtrados por proyecto usando como fuente de información la hoja maestra y a cada uno de los clientes darles acceso a los reportes correspondientes, de esta forma los cambios que se hagan se reflejarían al igual que los archivos adjuntos y cada cliente ve solo lo que corresponde a su proyecto. ¿Crees que sería una solución viable? 🤔

Erin Horiuchi Green

Hola @DaraSarai

Disculpas por el error de traducción. Estoy usando Google Translate.

La forma más sencilla es tener una columna de contacto en la Hoja Maestra para asignar a cada usuario final la posibilidad de ver solo sus registros específicos. Luego, cree una Vista Dinámica con la opción "Restringir vista por usuario actual" = Columna de contacto.

https://help.smartsheet.com/learning-track/smartsheet-dynamic-view-secure-confidential-collaboration/create-and-manage-views

Si hay varios contactos que deben mantenerse informados, combino el uso de Filtro de Hoja, Administración de Grupos y Vista Dinámica.

Primero, crearía un Filtro para cada Proyecto. Por ejemplo, Nombre del Filtro = "Proyecto ABC" y la condición es donde Proyecto = "Proyecto ABC".

Segundo, crearía un Grupo de Smartsheet para cada Proyecto y asignaría todos los Miembros. Por ejemplo, el Grupo de Smartsheet "Proyecto ABC" incluye a Jane Doe, John Smith, etc.

https://help.smartsheet.com/learning-track/level-2-workflows/groups

Tercero, crearía una Vista Dinámica para cada Proyecto. En la pestaña General, la opción "Restringir vista por filtro de hoja" es "Proyecto ABC". En la pestaña Compartir, la opción "Grupos compartidos" es "Proyecto ABC". Solo Jane Doe y John Smith pueden ver sus registros en la Hoja Maestra.

Jane Doe y John Smith aún pueden registrar un comentario en la pestaña Comentarios o subir un documento en la pestaña Adjuntos.

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