レポートでリアルタイムの値が表示されない

Ruka

シートではリアルタイムに数式で計算した結果が更新されていても、レポートではシート保存時の値が適用されてしまい、更新がされません。

最終的にダッシュボードにレポートを表示したいのです。

1度シートを保存し直すと再度レポートが更新されますが、運用上毎日のようにシートを保存し直すのは難しいので、レポートがリアルタイムで更新されてほしいです。

何か解決策などありますでしょうか。

今考えている策としては、非表示の列を作成し、その値を毎日更新するようなワークフローを作成して無理やりシートを保存する仕組みを作ることです。

懸念点としては、ワークフローが指定した条件からかなり遅れて動き始めることが多いことです。

Jason Albrecht

Hello Hand,

Your solution is a good idea.

To work around your concern, you may then set up another few workflows that each trigger at different times of the day.

You may also want to include comments in the Report or Dashboard, reminding viewers of when the report will be auto-refreshed and what steps they can take to manually refresh the report?

jmyzk_cloudsmart_jp

@Ruka さん　こんにちは。

ほぼ同じ質問についてのディスカッションがこちらにあります。

https://community.smartsheet.com/discussion/73023/auto-refresh-reports

内容を要約すると、Smartsheet のダッシュボードでレポートが自動的に更新されないというものです。

問題： ダッシュボードに入力されたレポートが自動更新されない。 ダッシュボードに変更を反映させるには、シートとレポートを手動で更新する必要があります。

考えられる原因： 社員管理者の@Genevieve P. さんが指摘しているように、TODAY() 関数は、シートを開いて保存しない限り、現在の日付を認識しません (システム時間に依存しているため)。 @Genevieve P. さんがヘルプのリンクを貼っていますが、 @Ruka さんのケースは、「下のアクションをとっても、TODAY 関数を使用する数式は現在の日付に更新されません。」に当たるのではないでしょうか？

https://help.smartsheet.com/ja/function/today

次の場合、シート上の TODAY 関数のすべてのインスタンスが更新されます。

• シートを開いて保存したとき
• フォームの送信からシートに新しい行を追加したとき
• 更新または承認リクエストからシートに変更を加えたとき (アラートの詳細はこちらをご覧ください)
• レポートからシートを更新したとき (レポートの詳細はこちらをご覧ください)
• リンクされたセルがシートを更新したとき (セル リンクの詳細はこちらをご覧ください)
• シート間の数式で参照されているシートを開いたとき (シート間の数式の詳細はこちらをご覧ください)
• 行を移動またはコピーするワークフローからシートに新しい行を追加したとき (このようなワークフローの詳細はこちらをご覧ください)
• セルを変更、ユーザーを割り当て、日付を記録などのワークフローを使用して、セルを更新したとき (シート変更ワークフロー アクションすべての詳細はこちらをご覧ください)

以下のアクションをとっても、TODAY 関数を使用する数式は現在の日付に更新されません。

• シート内の関数を参照するレポートを開く。
• シート内の情報を表示するダッシュボードを開く。

https://help.smartsheet.com/ja/function/today

解決策

上のTODAY 関数が更新される場合の「ワークフローを使用して、セルを更新したとき」を利用した解決策が２つ紹介されています。

日付の自動記録： このワークフローは毎日実行され、ヘルパー列を現在の日付で更新し、TODAY関数が更新されるようにします。

ロック／ロック解除オートメーション： シートのロックとアンロックに別々のオートメーションを設定すると、保存がトリガーされるというものです。

最初の方法は「日付記録のアクション」を使うものでTODAY関数そのものに依存するので確実な方法と考えられます。2つ目のロック、ロック解除の自動化は、新たなヘルパー列の追加が不要、というアイデアです。

1日に1回でなく頻繁によりリアルタイムに近づけるには、@Jason Albrecht さんが紹介しているように「1日の異なる時間にトリガーされるワークフローをいくつか用意」するのが良いでしょう。

念の為： ダッシュボードの更新設定が頻繁に更新されるように設定されていることを確認してください (数分以内)。 😅

Ruka

@jmyzk_cloudsmart_jpさん

丁寧にご回答いただきありがとうございます。

日付を記録するワークフローを用いて実現できました。ありがとうございました。