共有したシートを担当者の該当箇所のみ見えるようにしたい。

Seungjin Yang · 09/12/24

フォームにワークフローの自動化を組んだシートを複数の共有者が使っています。

記入内容に個人情報が含まれているため、本人以外の記入内容（他人）は見せないようにしたい。

Q１．シートの共有無しでワークフローを組むことはできないか。特に承認後にアラートをもらいたいが、シート共有しないとメール通知が行かないのは確認済みです。

Q２．シートに本人が記入した内容しか表示させない方法を教えて頂きたい。

上記２点について教えて頂きたいです。よろしくお願いいたします。

jmyzk_cloudsmart_jp · 09/12/24

@Seungjin Yang さん　お疲れ様です。

Q1　フォームの作成の際にSmartsheetへのログインを求めます。そうすると作成者の列が追加されます。この列を送信先にして、承認をトリガーとして、その行のみ通知するワークフローを作成することができます。編集してもらいたい場合は、更新リクエストを送信します。

Q2-1　Q1で作った作成者を条件にして、複数のシートに作成された行をコピーします。つまり、作成者ごとにシートを作り、その作成者の行にみコピーし、これをその作成者に共有します。　

Q2-2 Dynamic ViewというSmartsheetの有料アプリを用いると、シートを共有せず、ログインしているユーザの行のみ表示、編集などさせることができます。

Seungjin Yang · 09/12/24

早速のご回答ありがとうございます。

回答から簡単な方法は無さそうですね。フィルターとか利用できる方法があれば良いのですが。。

jmyzk_cloudsmart_jp · 09/12/24

フィルターは閲覧者も操作できるので、秘密情報をフィルターで隠しても、シートが閲覧権限で共有されている以上、秘密情報も見えてしまいます。

下は閲覧のみで公開したシートですが、フィルターを閲覧者が操作できることを示しています。

Test1とTest３の間に秘密情報があったとして、閲覧者はフィルターをオフにして、それを見ることができます。

他の回避策

収集する情報の種類にもよりますが、例えば、人事評価で以下のような手法を使ったことがあります。

社員ごとにシートを作り、当該社員とその直属上司、人事関係者、役員にシートを共有します。社員等はシートで直接編集も可能ですし、フォームから行を追加することも可能です。

全社員のシートをレポートで集約します。

参考リンク

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