フォームにワークフローの自動化を組んだシートを複数の共有者が使っています。
記入内容に個人情報が含まれているため、本人以外の記入内容（他人）は見せないようにしたい。
Q１．シートの共有無しでワークフローを組むことはできないか。特に承認後にアラートをもらいたいが、シート共有しないとメール通知が行かないのは確認済みです。
Q２．シートに本人が記入した内容しか表示させない方法を教えて頂きたい。
上記２点について教えて頂きたいです。よろしくお願いいたします。
@Seungjin Yang さん お疲れ様です。
Q1 フォームの作成の際にSmartsheetへのログインを求めます。そうすると作成者の列が追加されます。この列を送信先にして、承認をトリガーとして、その行のみ通知するワークフローを作成することができます。編集してもらいたい場合は、更新リクエストを送信します。
Q2-1 Q1で作った作成者を条件にして、複数のシートに作成された行をコピーします。つまり、作成者ごとにシートを作り、その作成者の行にみコピーし、これをその作成者に共有します。
Q2-2 Dynamic ViewというSmartsheetの有料アプリを用いると、シートを共有せず、ログインしているユーザの行のみ表示、編集などさせることができます。
https://jp.smartsheet.com/marketplace/premium-apps/dynamic-view
早速のご回答ありがとうございます。
回答から簡単な方法は無さそうですね。フィルターとか利用できる方法があれば良いのですが。。
@Seungjin Yang
フィルターは閲覧者も操作できるので、秘密情報をフィルターで隠しても、シートが閲覧権限で共有されている以上、秘密情報も見えてしまいます。
下は閲覧のみで公開したシートですが、フィルターを閲覧者が操作できることを示しています。
Test1とTest３の間に秘密情報があったとして、閲覧者はフィルターをオフにして、それを見ることができます。
https://app.smartsheet.com/b/publish?EQBCT=ee1368acf31242c084d70da04019db8f （公開シートへのリンク）
他の回避策
収集する情報の種類にもよりますが、例えば、人事評価で以下のような手法を使ったことがあります。
社員ごとにシートを作り、当該社員とその直属上司、人事関係者、役員にシートを共有します。社員等はシートで直接編集も可能ですし、フォームから行を追加することも可能です。
全社員のシートをレポートで集約します。
参考リンク
https://cloudsmart.jp/smartsheet/level-2-intermediate-users/reports/#%E3%83%80%E3%83%83%E3%82%B7%E3%83%A5%E3%83%9C%E3%83%BC%E3%83%89%E3%80%81%E3%83%AC%E3%83%9D%E3%83%BC%E3%83%88%E5%85%AC%E9%96%8B%E3%81%AB%E3%82%88%E3%82%8A%E5%85%83%E3%81%AE%E3%82%B7%E3%83%BC%E3%83%88%E3%82%92%E5%85%B1%E6%9C%89%E3%81%9B%E3%81%9A%E3%81%AB%E7%89%B9%E5%AE%9A%E3%81%AE%E6%83%85%E5%A0%B1%E3%82%92%E9%96%B2%E8%A6%A7%E5%8F%AF%E8%83%BD%E3%81%A8%E3%81%99%E3%82%8B
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