コメント機能のメンションを「必須」にしたい
Smartsheetを用いて、案件のレビューを行っております。
提案者がフォームから「レビューシート」に案件情報を入力すると、レビュアーにレビュー要請のメールが届きます。
レビュアーと提案者の質疑はコメント機能を使って進めています。
この中で二点、課題があるので何か良い改善点があればご教示いただきたいです。
①コメントのメンションを「必須」にしたい
コメントにてレビュアーからの質問の入力および、PIからの返答に当たっては運用ルールとして「相手をメンションすること」としておりますが、(お恥ずかしいことですが)なかなか徹底されません…。
そこで「コメントに変更があれば提案者へメールを送る」Automationを作成したのですが、この場合は提案者がコメントした場合や、メンション付きでコメントした場合にも送られてしまうためtoo muchな印象です。
何か機械的にコメントする際はメンションを必須にできるような手順や工夫、もしくはコメントの変更に対するAutomation noticeの方法があればご教示ください。
②レビュー要請メールをに案件行のリンク先を表示したい(レビュー要請メールからレビュー案件のコメント欄にダイレクトにアクセスしたい)
レビュー要請メールには「シートに移動」リンクがあるので、そこからレビュアーはシートに飛び、シート中の該当案件を探して、コメント欄から質疑を開始する…という手順を踏んでおります。
この中の「シート中の該当案件を探す」手間(案件毎の個別IDがレビュー要請メールに記載されているので、それをもとに探しています)を省けないかと考えています。
レビュー要請メールをに案件行のリンク先を表示する等、レビュー要請メールからレビュー案件のコメント欄にダイレクトにアクセスする工夫があれば教えてください。
Answers
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私が言っていることに間違いがあったらご容赦ください。私は英語が母国語で、日本語は1語しか知らないので、Google翻訳を使用しています。
私の自動化では、行が追加されたときのみ、自動化の一番上に「行番号536」などと表示され、ハイパーリンクされています。メールの受信者が編集者以上の場合は、これがメールに記載されているはずです。追加された行に直接移動します。
ただし、変更またはコメントの自動化の場合、これは現在Smartsheetが提供する機能ではありません。フォームまたはコミュニティ機能リクエストページのいずれかから製品フィードバックを追加することをお勧めします。以下にリンクを貼っておきます。
これに関する手順を構築するか、Bridgeアドオンを使用して自動化を作成できる場合は、これを回避する方法があります。
このリンクをシートの列にコピーして自動化で送信するプロセスを実装するか、Bridgeをお持ちの場合はこれを自動化できます。写真を参照してください。行のリンク情報を取得するには、行の左端にある 3 つのドット メニューをクリックします。コメントと添付ファイルの画像のすぐ隣にあります。
Bridge を使用する場合は、この情報を自動的に検索し、ハイパーリンクとして列に貼り付ける自動化を作成できます。
これで質問の答えが見つかった場合はお知らせください。
Michelle Choate
michelle.choate@outlook.com
Always happy to walk through any project you need help with! Book time with me here: https://calendly.com/michelle-choate
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以下のようなワークフロー自動化を考えてみました。
ポイントは以下の通りです。
- 更新リクエストとして、行を探さなくて済むようにする。(レビュー要請のメール)
- コメントを表示フィールに入れ、更新リクエスト内でコメントできるようにする。
- メッセージをカスタマイズして、メンション先と注意を表示する。(メンションを必須ではないが容易化)
- 作成者としていますが、依頼者等の連絡先列でもOKです。
以下のように表示されるので、依頼を受けた人は、例えば、@jmiyazaki@cloudsmart.jp をコピペしてコメントできます。
メンションされたので、以下のようなNotificationが届きます。
シートに行ってみると、コメントが行われた行とコメントが表示されています。
蛇足
以下は上記のシートの最新コメント列から自分メンションのところの説明です。
上記のメンションで十分かと思いますが、自分がメンションされたときにのみ、特定のワークフローを起動するにはどうするか、考えてみました。
基本的には、最新コメントからメンション、@someone@anycompany.com の部分を切り出し、シートサマリーフィールドに設定する自分のメールと比較し、合致すれば、自分メンションをチェックするというものです。日本語環境では、全角の空白を入れてコメントすることを想定して、少し式が複雑となりました。
[全角空白] =IF(ISBLANK(最新コメント@row), 0, IF(CONTAINS(" ", MID(最新コメント@row, FIND(".", 最新コメント@row, FIND("@", 最新コメント@row, FIND("@", 最新コメント@row) + 1)) + 1, 4)), 1))
[空白位置] =IF(ISBLANK(最新コメント@row), "", IF(全角空白@row, FIND(" ", 最新コメント@row, FIND("@", 最新コメント@row)) - FIND("@", 最新コメント@row), FIND(" ", 最新コメント@row, FIND("@", 最新コメント@row)) - FIND("@", 最新コメント@row)))
[メンション] =IF(CONTAINS("@", 最新コメント@row), MID(最新コメント@row, FIND("@", 最新コメント@row) + 1, 空白位置@row))
[自分メンション] =IF(メンション@row = 自分#, 1)ワークフローはこちら
以下のように、自分あての更新リクエストが来て、この中でコメントの返信を書けます。
おそらく、メンションによる通知のみで十分かと思いますが、自分あての更新リクエストの場合、例えば、非表示項目なども含めて更新対象として、レビューリクエストに対するコメントへの対応を行うことができるかもしれません。
上記の式でのポイントは、最新コメントのフォーマット <コメント者 コメント内容> に注目して、コメントの任意の(今回の例ではメンション先)を切り出すことができるということです。
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