フォームを複数に分けてタスク管理したい時の対策法

Seungjin Yang

ワークフローの社内業務にスマートシートを作成しています。

業務ステップが２段階に分かれてフォームを作成して承認フローを組むコンセプトです。

同じ行（一つのタスク）にフォーム２つを運用する方法がありますか。イメージとしてはフォーム１とフォーム２も同じ行の中で指摘された列に転記される必要があります。

jmyzk_cloudsmart_jp

@Seungjin Yang さん、お疲れ様です。

そのような場合は、申請の段階でフォーム、承認の段階で承認リクエストを用います。

https://help.smartsheet.com/ja/learning-track/smartsheet-intermediate/approval-requests

例えば、以下のような出張の申請の例の場合、出張の内容をフォームで申請します。

https://app.smartsheet.com/b/publish?EQBCT=c057fd6fcadd43558f700b682f69e188

フォームの例

https://app.smartsheet.com/b/form/4c99b23651c74aa8bb6b5e806f7d9065

フォームで新しい行が追加されたら、承認リクエストのワークフローをトリガーします。

（実務では記入漏れなどのチェックのために条件を複雑にして、却下の場合にどのようなアクションをするか（例、申請者に通知）、承認者にどの列を表示するか、メッセージをどうするかなどの点がありますが、承認リクエストのコンセプトに絞って省略しています。）

承認リクエストワークフローの例

Seungjin Yang

回答ありがとうございます。その内容はすでに理解しており、運用しています。

もっと知りたいのは業務プロセスのステップが分かれてしまうことで、フォームが二つに分かれてしまうフローになります。

例えば、開発プロセスがある場合に

フォーム①１次コンセプトを作成して承認リクエストする

フォーム②改善課題を追加を承認リクエストして更新してもらう

これらが同じイシュなので一つの行だけにまとめたいです。

再確認をお願いいたします。

jmyzk_cloudsmart_jp

@Seungjin Yang  さん

同じ行を複数段階にデータを入力、更新してもらうには、更新リクエストを使うのが一般的です。

つまり、

1. フォーム①１次コンセプトを作成して承認リクエスト
2. 更新リクエストで申請者などに改善課題を入力してもらい、承認リクエスト。

なぜ、二段階目をフォームで行いたいのでしょうか？

シートの共有ができないなど、セキュリティの観点があるとしても、１段階目で、作成者の列を取得し、その作成者に対して、更新リクエストを送れば、シートを共有することなく、特定の列のみ表示して、内容を更新してもらえます。

２段階目をフォームで行うには、別のシートのフォームを用意して、そのフォームに「URL クエリ ストリング」のテクニックを使い、すでに１段階目で入力した情報をプリフィルして、追加の情報、すなわち、改善課題などを入力してもらい、別のシートに入力された追加情報を、INDEXなどで最初のシートで参照する、といったテクニックを用いることもあります。

しかし、この方法は、通常、その規定値情報を元のシートから取得して事前入力したフォームのURLを元にシートに関数で作るので、フォームの入力者にシートの内容を見せたくないといった場合は、あまり適した方法でなく、一般的な更新リクエストが推奨されます。

詳しくはこちらのヘルプ記事をご覧ください。

https://help.smartsheet.com/ja/articles/2478871-url-query-string-form-default-values

Seungjin Yang

やはり更新リクエストが望ましいとのことですね。

URLクエリストリングは初めて聞きました。参考してみます。

いつもご親切に説明いただきありがとうございます。