自動化(Automation)での更新依頼メールから”シートに移動”が表示されないようにしたい

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こんにちは。いつもお世話になっております。

自動化の機能を使って、シートの共有者(=担当者)に内容の更新依頼を定期的に出しています。
担当者へはSmartsheetから自動でメールが届き、「リクエストを開く」のリンク先の更新フォームから情報の更新をお願いしています。
このメールには「シートに移動」というリンクがあるのですが、このリンクを表示されないようにする方法はありますか?



シートには担当者には共有したくない情報も含まれているので、担当者へはそれら情報を除いたレポートを作成して共有しております。

一方で、シートから担当者とコメントのやり取りやレポートからの情報入力をしてもらいため、シート自体も担当者と共有をしています。

担当者にはシートへのリンク先を提示しないようにすることで、シートへのアクセスを防げないかと考えています。

(なので、コメントメンションで送られるメールからも「smartsheetで返信」のボタンを表示されないようにできれば、よりベストです)

対応策がございましたら教えていただけますでしょうか。

こういった「担当者にはこの項目を隠したい」という対応は、WorkAppsで解決できたりするのでしょうか・・・?

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  • jmyzk_cloudsmart_jp
    jmyzk_cloudsmart_jp ✭✭✭✭✭✭
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    @SS_beginner

    はい、そのとおりです。

    例えば、WorkAppsでレポートに編集権限の役割を与えれば、そのレーポートの元になっているシートを共有しなくても、WorkAppsで編集権限を与えられたレポート経由でシートを編集してもらうことができます。(レポートで「現在ユーザ」のフィルターをかけると、レポートには現在ユーザーに割り当てられた行のみ表示し、編集してもらうことも可能です。)

    WorkApps での役割の権限レベルは、Smartsheet の共同作業者がソース アイテムに対して持つ権限レベルとは関係がありません。WorkAppを誰かと共有している場合、WorkApp に含まれるそれぞれの Smarsheet アイテムに対してアクセス権を付与する必要はありません。

    Permission levels in WorkApps roles are independent of the Smartsheet permission levels for collaborators on the source item. If you share a WorkApp with someone, you don't need to grant them access to each Smartsheet item contained in the WorkApp.

    詳しくはこちらを御覧ください。

    https://help.smartsheet.com/ja/articles/2482193-add-roles-to-workapps

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  • jmyzk_cloudsmart_jp
    jmyzk_cloudsmart_jp ✭✭✭✭✭✭
    edited 06/05/24
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    @SS_beginner さん、こんにちは

    調べて見ましたが、結論として、シートを共有しているユーザに更新リクエストを送ると、シートに移動、が表示され、クリックしてシートに移動してシートを見ることができる仕様のようです。(下のイメージを御覧ください。)

    ところで、「シートには担当者には共有したくない情報も含まれているので、担当者へはそれら情報を除いたレポートを作成して共有しております。」とありますが、実は、担当者はその「共有したくない情報」を見ることができます。それは「レポートからの情報入力をしてもらいため、シート自体も担当者と共有」しているからです。

    レポートで表示する部分を制限しても、担当者はシート自体へのアクセスが可能なので、共有したくな状況まで閲覧、編集できてしまいます。

    このような場合には、ご検討のWorkAppsDynamic View というプレミアムアプリを使うのが標準的な対応です。

    https://jp.smartsheet.com/marketplace/premium-apps/dynamic-view

    なお、元のシートを共有せずに特定の情報をコアアプリのみで「閲覧」可能とするについては、こちらで解説しておりますので、お暇なときに御覧ください。(なお、手間がかかりますが、閲覧のみであれば、閲覧させてよいデータを別のシートにセルリンクして、そのシートを共有する方法もあります。)

    https://cloudsmart.jp/smartsheet/level-2-intermediate-users/reports/#%E3%83%80%E3%83%83%E3%82%B7%E3%83%A5%E3%83%9C%E3%83%BC%E3%83%89%E3%80%81%E3%83%AC%E3%83%9D%E3%83%BC%E3%83%88%E5%85%AC%E9%96%8B%E3%81%AB%E3%82%88%E3%82%8A%E5%85%83%E3%81%AE%E3%82%B7%E3%83%BC%E3%83%88%E3%82%92%E5%85%B1%E6%9C%89%E3%81%9B%E3%81%9A%E3%81%AB%E7%89%B9%E5%AE%9A%E3%81%AE%E6%83%85%E5%A0%B1%E3%82%92%E9%96%B2%E8%A6%A7%E5%8F%AF%E8%83%BD%E3%81%A8%E3%81%99%E3%82%8B

    https://cloudsmart.jp/smartsheet/community/report-not-visible-to-person-who-has-editor-share-access/

    「編集」までとなると、他のシートのフォームに「URL クエリ ストリング」で元のシートのデータで規定値を入れさせ、他のシートの入力したデータを元のシートでシート間関数で参照する、といったトリッキーな方法も無いこともないですが、基本的にはWorkAppsDynamic View の利用がお勧めです。

    こちらはシートを共有していない状況で、Assinged Toのユーザーに更新リクエストを送ったときに、そのユーザーのメールに表示されたメッセージです。(「シートに移動」が表示されていません。)

    こちらはシートを共有した状況で、Assinged Toのユーザーに更新リクエストを送ったときに、そのユーザーのメールに表示されたメッセージです。(「シートに移動」が表示されています。)

  • SS_beginner
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    @jmyzk_cloudsmart_jpさま
    早速の詳しい解説ありがとうございました。
    「シートに移動」が消せないことが分かりました。

    さて、回答でご指摘の通り、今の仕様では「共有したくない情報」を担当者が見れてしまうことが課題になっていて解決したいと考えています。

    通常のシートとレポートの関係では、レポートでは共有されていないシートのデータしか表示されないと理解しています。
    例:シートA, B, Cをmergeしたレポートを作成したとしても、シートBしか共有されていないユーザーがレポートにアクセスしても、シートBの項目しか表示されない

    一方で、WorkAppsを使った場合、シートA, B, Cをmergeしたレポートを作成して、シートBしか共有されていないユーザーにレポートの編集権限がある「役割」をWorkAppsで割り当てれば、レポートからシートBだけでなくシートAとCのデータも表示されて編集もできるようになる・・・という理解であっていますでしょうか?

  • jmyzk_cloudsmart_jp
    jmyzk_cloudsmart_jp ✭✭✭✭✭✭
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    @SS_beginner

    はい、そのとおりです。

    例えば、WorkAppsでレポートに編集権限の役割を与えれば、そのレーポートの元になっているシートを共有しなくても、WorkAppsで編集権限を与えられたレポート経由でシートを編集してもらうことができます。(レポートで「現在ユーザ」のフィルターをかけると、レポートには現在ユーザーに割り当てられた行のみ表示し、編集してもらうことも可能です。)

    WorkApps での役割の権限レベルは、Smartsheet の共同作業者がソース アイテムに対して持つ権限レベルとは関係がありません。WorkAppを誰かと共有している場合、WorkApp に含まれるそれぞれの Smarsheet アイテムに対してアクセス権を付与する必要はありません。

    Permission levels in WorkApps roles are independent of the Smartsheet permission levels for collaborators on the source item. If you share a WorkApp with someone, you don't need to grant them access to each Smartsheet item contained in the WorkApp.

    詳しくはこちらを御覧ください。

    https://help.smartsheet.com/ja/articles/2482193-add-roles-to-workapps

  • SS_beginner
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    @jmyzk_cloudsmart_jpさま

    WorkAppsの説明HPを読んでも仕様が良く分からなかったのですが、今回のスレッドで理解ができました!
    WorkAppsの仕様を検討したいと思います。

    本当にありがとうございました!(またよろしくお願いします!)

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